E-mail pe domeniul firmei
- Microsoft 365 (Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams) sau Google Workspace. Abonamentul îl plătiți direct la ei, pe utilizator.
- DNS configurat corect: MX, SPF, DKIM și DMARC, ca e-mailurile firmei să nu ajungă în spam la clienți și nimeni să nu poată trimite în numele firmei.
- Autentificare în doi pași pentru toți. Cele mai multe conturi furate sunt cele cu doar parolă.
- Adrese pe calculatoare și telefoane, iar e-mailurile vechi mutate în contul nou.
Fișiere comune pe NAS sau server
Mut fișierele comune de pe calculatorul cuiva pe un NAS (Synology sau TrueNAS) sau pe un server Windows, cu foldere pe departamente și drepturi pe fiecare utilizator. Contabilitatea vede ce trebuie, restul nu.
Dacă firma are nevoie de aplicații care să ruleze permanent, pot face un server mic cu Proxmox, pe care fiecare serviciu rulează separat și se poate salva sau muta ușor.
Backup care chiar se poate restaura
Un hard extern conectat permanent nu e backup: un virus care criptează fișierele îl criptează și pe el. Ce fac eu:
- Backup automat, cu versiuni, ca să puteți reveni la fișierul de acum o săptămână.
- Snapshot-uri pe NAS, care nu pot fi șterse de pe calculatoarele din birou.
- O copie în afara biroului, în cloud sau pe un disc care nu stă conectat.
- Din când în când restaurez un fișier, ca să știm sigur că backup-ul merge.
Și Microsoft 365 are nevoie de backup: un fișier șters din OneDrive sau SharePoint stă în coșul de gunoi doar 93 de zile, apoi dispare.
Parole și conturi
Parolele comune ale firmei (furnizori, ANAF, bănci, routere) stau într-un manager de parole controlat de firmă. Când pleacă un angajat, îi închid contul și schimb doar parolele la care avea acces.
Întrebări frecvente
Microsoft 365 sau Google Workspace?
Dacă lucrați mult în Word și Excel sau aveți nevoie de fișiere partajate pe SharePoint, Microsoft 365. Dacă vreți ceva simplu și lucrați mai mult în browser, Google Workspace. Vi le arăt pe amândouă înainte să alegeți.
Ce sunt SPF, DKIM și DMARC?
Trei înregistrări în DNS-ul domeniului care le spun celorlalte servere de e-mail că mesajele chiar vin de la firma dumneavoastră. Fără ele, mailurile ajung des în spam și oricine poate trimite în numele firmei.
Ne protejează backup-ul de ransomware?
Da, dacă o copie e separată: snapshot-uri care nu pot fi șterse de pe calculatoare și o copie în afara biroului. Un hard extern lăsat conectat nu protejează.
Avem nevoie de server sau ajunge un NAS?
Pentru fișiere comune și backup, la o firmă mică ajunge de obicei un NAS. Un server are sens când aveți aplicații care trebuie să ruleze permanent sau Active Directory.